Frage Wenn einer ein Event organisiert...

Du und deiner Familien sind bei uns immer wilkommen Thomas! :kiss:

Wir geben aber keinen gratis mahlzeiten oder sonsstigen sachen die wir selbst zahlen mussen....oder es muss einen privat besuch sein bei uns zu hause :harhar:
Das konnen wir naturlich nicht auf kosten der Klub machen.
(darfur werdet auch nicht bezahlt).
Und wir steinigen auch nicht mehr, wir haben dar schon andere moglichkeiten entwickelt! :mrgreen:

Ich verstehe sehr gut was Mike dar meinst, mann sollte nicht so einfach uber das organisiueren denken, dar sind auch unternehmer bei betrokken, die wollen bezahlt haben auch wann mann nicht kommt(oder sind bose wenn dar einige kommen die nicht angemeldet waren und dar ist nicht mit gerechnet).

Bei uns gibts dar keine probleme, es kostet der klubkasse nichts mehr(oder wir wollen dort etwas selbst spenden...) und ja, wir kennen keinen freibleibende Mitlietbeitrage, es kostet bei und 100 Euro pro Jahr fur ein Mitlied mit einer 8er(und die verdienen es wieder zuruck mit die Rabatte die wir bekommen beim dealer, versicherung, usw.)
So, fur Hollander ist das schon mahl etwas...... :grinsen1:

Thomas ,komme einfach zu mir ran wenn du-ihr mich seht und dann können wir quatschen. :kiss:

ich weiß auch nicht, warum immer alles so verkompliziert werden muß...
bei uns reicht, wie gestern zum beispiel, eine einfache SMS mit wenig text und ohne bilder - die gabs dann aber später... :harhar:

Attached files

...Steinigungstermin! :mrgreen:

Dick, Mike,

darf ich zukünftig angemeldet, ohne Beitrag zu zahlen, einfach nur mit meinem 8er dabeistehen und mitreden bzw. Leute treffen?
Oder wird dann ein Steinigungstermin vereinbahrt?

Hier geht es nicht um Kosten oder nicht bei einer Veranstaltung.
Das entscheidet jeder Veranstalter individuell und ohne Vorgabe vom Club.
Ich möchte vielmehr an die Vernunft eines jeden Einzelnen appellieren, die eigene Teilnahme zu- bzw. abzusagen. Nicht mehr und nicht weniger.
Wenn das zukünftig jeder macht, nähert sich das Organisationsteam einer Punktlandung und ist motiviert genug, das nächste mal erneut seine Freizeit zu investieren.

Wenn aber das erste Treffen mit einer Rüge eines Restaurantbesitzers wegen mangelnden Gästen endet, das zweite Treffen mit unzufriedenen Teilnehmern wegen zu lange Wartezeiten auf die Bedienung, würde ich persönlich kein 3. Treffen mehr planen wollen.
Und genau diesem Trend möchte ich vorbeugen.

Ein Treffen planen und durchführen ist eine sehr zeitaufwendige Angelegenheit, viele verwenden hierfür kostbare Freizeit.
Erntet man am Ende Applaus von Teilnehmern und Lokationen, sind die Mühen schnell vergessen und man plant bereits das nächste Event (und Applaus ist die einzigste Bezahlung eines Veranstalters).
Tragen wir also unseren kleinen Teil dazu bei, um diesem Erfolg nicht im Wege zu stehen.
Schließlich profitieren wir ALLE davon. :winken:

Wir haben einen Einschreibeschluss eingefuhrt um diesen problem zu losen.
Darnach ist es nicht mehr moglich zu kommen.
Hattet zum vorteil das wir genau wissen wer kommt, wieviel wir entgultig am ort anmelden konnen(wir sprechen immer ab das wir definitieven Anzahl 2 Tage vorher wissen), so keine probleme mit dem Wirt.

Ein Tag nach schluss gehen uber email die Rechnungen hinaus und mann muss dies umgeht zahlen(es gibt fallen die bar zahlen, aber wenn es nicht zuviel sind und wir kennen die ist es kein problem), geld muss aber mindenstens 3 Tage vorher dar sein.

Wenn dar umstanden sind warum einer nicht kommen kann, dann kucken wir hinterher wie es gelaufen ist, gibst die moglichkeit etwas zuruck zu zahlen, dann tun wir es, gibst nicht, dann ist es jammer....

Bis nun geht das sehr gut(allein einer, leider einer Deutscher, die hattet sich nie abgemeldet oder etnschuldigt mit unseren letste Int.Treffen, aber die ist nie wieder wilkommen), niemand hattet sich beschwert.

Ich wollte nur die Aussage etwas relativieren dass man die Probleme damit nahezu allesamt vom Tisch bekäme.

Da gebe ich dir Recht, das wird diese Problematik nicht lösen.

ch freue mich schon auf das nächste (erste?) Achtertreffen von dir :winken:

Nä - das nächste dürfte dann das Dritte oder Vierte sein. Das erste fand glaube ich irgendwann in 2002 statt ...

Und wie Armin schon schrieb - für die Z1-Fahrer und Alpina-Individualisten mach' ich das auch ... teils mehrmals im Jahr - spreche also aus Erfahrung.

Und um das klarzustellen - ich habe nix gegen Unkostenbeiträge und Teilnahmegebühren. Ich habe auch nix dagegen wenn man das vorab zahlen muss. Ich wollte nur die Aussage etwas relativieren dass man die Probleme damit nahezu allesamt vom Tisch bekäme.

Hier kocht doch nichts hoch Armin und ich bezweifle in keinster Weise, dass Horke ein toller Eventorganisator ist. Aber ich finde es irgendwie komisch, wenn man als "Planer" die eigene Unzufriedenheit einplanen muss. Mir ging es an keiner Stelle ums Geld (da habe ich bisher auch bei jedem Treffen einiges draufgezahlt, aber das auch sehr gern - so wie es Horke auch beschreibt - es war mir die Sache wert)
Mir geht es allein um die Tatsache, weshalb es nicht möglich ist, sich rechtzeitig an- bzw. abzumelden. Also bitte nichts falsch verstehen ... :winken:

Kinners, nicht, dass hier wieder was hochkocht!!!

Ich kann bestätigen, dass Bernhard (Horke) ein großartiger Eventorganisator ist. Er macht das seit "ewig" mehrmals pro Jahr für die Alpina-Freunde, nicht nur mit enormem bundesweiten Zuspruch, sogar mit (entschuldige Bernhard, dass ich das ausplaudere) offiziellem Titel als Veranstaltungsbeauftragter (oder so ähnlich) des Vereins.

Na gut, für den Fall, dass es denn doch hochkochen sollte: Alpinafahrer sind halt was anderes als 8er-Fahrer. "Großfamilie in Kleinserie" (oder so ähnlich).

Späßle von:
Armin

Schon mehr als eines. Und das nicht nur mit Leuten die des Autos wegen kommen. Ich darf also durchaus behaupten aus Erfahrung zu sprechen.

Ich kläre daher immer ab mit wieviel Leuten wir maximal kommen können und ab wann es ein Problem gibt wenn zuviele absagen.
Ich lege Teilnehmergebühren für Führungen etc. immer erst dann um wenn klar ist wieviele Leute zahlen. Und ja - ich hab' vielleicht auch den einen oder anderen Euro "draufgelegt" - und denen einen oder anderen Schweiss vergossen - und mir war das von vorne herein klar.

Was ich dann als Feedback von Leuten bekommen - und vor allem die Tatsache dass es den Leuten Spass gemacht hat, das macht vieles, wenn nicht sogar alles, wett.
Klar gibt es Leute die nachher immer etwas zu motzen haben, aber auch damit muss man rechnen - und leben ...

Wer glaubt in einer Welt zu leben bei der man alles kalkulieren kann ... der lebt nach dem falschen Motto. Sorry dafür, wenn das zu hart klingt.

P.S. nich dass jetzt einer denkt ich würde schreiben "selbst schuld, warum organisierst Du das" - ich will nur die Illusion rauben dass es ein Kinderspiel ist es zu tun.

An dir ist ein echter Philosoph vorbeigegangen, meine Hochachtung. Ich freue mich schon auf das nächste (erste?) Achtertreffen von dir :winken:

Grundsätzlich hätte ich nichts gegen eine Vorabzahlung eines Teilnehmerbeitrages. Ich kann auch nachvollziehen, daß man damit das Problem der "Unterbesetzung" lösen könnte (alle die bezahlt haben kommen auch). Aber was ist mit der "Überbesetzung"? Wenn also kurzfristig Teilnehmer kommen, die nicht angemeldet waren und damit nichts bezahlt haben. Schickt man die wieder weg? Wer kontrolliert bei dem Event, daß nur zahlende Teilnehmer dabei sind? Der sowieso schon getresste Eventausrichter läuft dann mit einer Liste rum und kontrolliert "Wer ist da, wer kam nachträglich, wer hat schon bezahlt, von wem muß ich noch Geld einfordern, wem muß ich Geld zurück erstatten weil er sich angemeldet aber später wieder abgemeldet hat?". Auch kein schöner Job.

Hi Leute,
Wir Nordlichter richten ja jedes Jahr ein Nordtreffen aus. Da wir Freude daran haben, dieses Event immer so zu gestalten, dass die Gäste ein schönes Erlebnis mitnehmen, haben wir oftmals diverse kostenpflichtige Besuche, Veranstaltungen im Programm. Daher nehmen wir z.B. für jeden angemeldeten Gast eine Kostenbeteiligung der enstehenden Gebühren. Die Erfahrung sagt leider, dass es anders nicht wirklich funktioniert um nicht im Nachhinein auf den Kosten sitzen zu bleiben. Das hat sich bewährt und die Teilnehmer die ihren Beitrag vorab gezahlt haben, kommen in der Regel auch. Ausnahmen gibts natürlich immer. Das alles hat im Grunde für den "Veranstalter" und den Gast nur Vorteile. Erstens gibt es eine Planungssicherheit der Teilnehmerzahl und auch der Bezahlung von Kosten (z.B. Buffets, Restaurant, Auslagen, Parkgebühren usw usw usw) die abgedeckt sind. Bei vorherigen Events hatten wir das Pech, dass ohne einen vorherigen Beitrag wir tatsächlich auf 20-30% der Kosten sitzen blieben. Einmal macht man das gern weil es ein tolles Treffen war, aber bitte doch nicht jedesmal !
Auch hat sich noch nie jemand darüber "beschwert" vorab seine Teilnahme durch einen Beitrag für geplante Dinge des Treffens zu zahlen.
Nein, die Vorteile überwiegen deutlich und ein Event/Treffen kann problemlos und ohne finanziellen Druck etc. ausgeführt werden. Auch brauch der Gast sich bei einem Treffen nur noch um seine persönlichen Ausgaben kümmern. Alles andere ist ja beglichen und wird von der Organisation des Treffens durch den Vorabbeitrag bezahlt. Auch braucht niemand vor Ort Kostenbeiträge "bar" einsammeln um z.B. gemeinsame Aktivitäten (Gruppenkarten o.ä.) zu zahlen. Alles bereits erledigt !
Also unser Fazit ist eindeutig. Eine Vorabzahlung eines Kostenbeitrages hat nur Vorteile. Für den Gast und der Organisation.
Siehe auch NRW Treffen. Ohne eine Vorabzahlung würde das ganze Treffen lange ohne Planungssicherheit schweben. Das wäre nicht gut.

Liebe Grüße
Peter von den Nordlichtern

Hast du schon mal ein Treffen organisiert?

Schon mehr als eines. Und das nicht nur mit Leuten die des Autos wegen kommen. Ich darf also durchaus behaupten aus Erfahrung zu sprechen.

Ich kläre daher immer ab mit wieviel Leuten wir maximal kommen können und ab wann es ein Problem gibt wenn zuviele absagen.
Ich lege Teilnehmergebühren für Führungen etc. immer erst dann um wenn klar ist wieviele Leute zahlen. Und ja - ich hab' vielleicht auch den einen oder anderen Euro "draufgelegt" - und denen einen oder anderen Schweiss vergossen - und mir war das von vorne herein klar.

Was ich dann als Feedback von Leuten bekommen - und vor allem die Tatsache dass es den Leuten Spass gemacht hat, das macht vieles, wenn nicht sogar alles, wett.
Klar gibt es Leute die nachher immer etwas zu motzen haben, aber auch damit muss man rechnen - und leben ...

Wer glaubt in einer Welt zu leben bei der man alles kalkulieren kann ... der lebt nach dem falschen Motto. Sorry dafür, wenn das zu hart klingt.

P.S. nich dass jetzt einer denkt ich würde schreiben "selbst schuld, warum organisierst Du das" - ich will nur die Illusion rauben dass es ein Kinderspiel ist es zu tun.

Um jetzt mal ein wenig ketzerisch zu sein ... wenn ich ein Event organisiere, dann organisiere ich das nicht bis zum letzten Platz der möglich ist.
Ich rechne da mit durchaus auch mal 20-30% plus/minus. Es ist bei Autotreffen eine arg Wetterabhängige Sache, das kann auch jeder Gastronom nachvollziehen.

Hast du schon mal ein Treffen organisiert? Kennst du die bösen Blicke eines Gastwirts, der dir 50 Plätze bei tollstem Sonnenschein auf seiner Terasse freihält, andere wegschicken muss und eine Stunde auf dich warten muss? Oder am Ende nur die Hälfte kommt? Oder hast du schon mal eine Führung organisiert, die du jedem der sich angemeldet hat ermöglichen wolltest und dafür extra zwei Führungsleiter engagiert wurden die man nicht gebraucht hätte, da nur die Hälfte der angemeldeten Personen da ist? Oder hast du schon mal in die Augen eines völlig überforderten Gastronomen geblickt, der mit den 30 angemeldeten Personen und nicht mit doppelt so vielen Gästen zum Mittagessen gerechnet hatte?

Ich habs erlebt und es wird immer schlimmer. Ich sehe kein Problem darin, sich rechtzeitig an- bzw. auch wieder abzumelden. Dennoch bin auch ich gegen eine Gebühr.

Ich bin sehr für eine Teilnahmegebühr.

Ich wäre auch dafür, schließlich könnte man das Geld nach dem Einkommen wieder zurückzahlen. So wäre jeder einwenig motiviert.

Gruß
David

Ich bin sehr für eine Teilnahmegebühr.

Naja - das schreckt mehr ab als es nutzt. Wenn, dann soll man schon so konsequent sein und ebenfalls eine no-show-fee einführen, damit dann am Schluss gar keiner mehr sich anmeldet

Um jetzt mal ein wenig ketzerisch zu sein ... wenn ich ein Event organisiere, dann organisiere ich das nicht bis zum letzten Platz der möglich ist.
Ich rechne da mit durchaus auch mal 20-30% plus/minus. Es ist bei Autotreffen eine arg Wetterabhängige Sache, das kann auch jeder Gastronom nachvollziehen.

Die Erfahrung von Pfälzer kann ich dabei durchaus verstehen. Egal in welchem Bereich, ich beobachte immer öfters diesen Effekt. Das ist nunmal so, dass muss man (leider) akzeptieren.

Es gibt ein Überabgebot von Veranstaltungen und eine immer weniger planbare Zukuft.

Ich bin sehr für eine Teilnahmegebühr.
Aber ich erinnere mich auch an etliche solche empörte Aufschreie, als Roland K. zum Luxemburger Pfingsttreff 2009 eine Anzahlung einforderte: "Wo gibt's denn sowas: Zahlen, bevor man eine Leistung bekommt."

Gruß: Armin

Moin zusammen,

also ich finde, das Einhalten einer Zusage bzw. minimal die Absage einer Zusage sind selbstredende Bestandteile einer guten Kinderstube. Wer sich um solche Selbstverständlichkeiten bisher nicht schert, dem sei ein Perspektivwechsel auf die Seite des Veranstalters empfohlen. Die Empfehlung der Teilnahmegebühr kann ich nur unterschreiben: Was nichts kostet, ist nichts wert und die Überweisung einer Gebühr schafft ein gutes Stück mehr Verbindlichkeit.

Gruß aus Hamburg

Patrik

Hi Mike :winken:

Möchte mal meine persönlichen Erfahrungen mit einwerfen:

Zum Sommer-Stammi waren angemeldet

- 19 x E31 (mit Besatzung)
- 4 x E39 (mit Besatzung) - aus dem E39-Forum

Gekommen sind

- 26 x E31 (= 9 ohne Anmeldung, 2 angemeldete sind -ohne Info - nicht gekommen [-X )
- 1 x E39 (unangemeldet, 4 angemeldete sind - davon 3 ohne Info - nicht gekommen [-X )

Wir haben uns riesig gefreut, daß mit insgesamt 32 Fahrzeugen (davon 26 x E31) eine neue Rekord-Besucherzahl den Weg nach Offenbach fand :top:

Zum Glück konnte der Chef der Käsmühle den größeren Andrang locker abarbeiten. Parklätze, Service und Qualität des Essens waren, wie gewohnt, 1a.

Daggi und ich hatten leider viel zu wenig Zeit, mit jedem Einzelnen der Besucher zu klönen ...

:roll:

Einige der Anwesenden (nur Neubesucher) fragten, was sie schuldig seien ...

Wir haben das verneint, und den GÄSTEN sogar :fight: angedroht.

Schließlich haben wir, außer der Vorbereitungszeit, nix investiert und somit auch nix zu bekommen. Schließlich hatten wir eine Menge sauviel Spass und Gastfreundschaft bleibt Gastfreundschaft ...

/

Wenn wir vorher einen Unkostenbeitrag eingefordert hätten, wäre es mit Sicherheit nicht so voll geworden - und die Gastgeschenke hätten bestimmt gereicht.

:harhar:

Grundsätzlich sieht es, wenn man die "moralische Vorleistung" berücksichtigt, schon ein wenig anders aus.

Man stelle sich folgendes Szenario vor:

Ich organisiere eine Lokation, und kündige dem Gastwirt eine
Teilnehmerzahl von ca. 40-50 Personen an.

Nachher kommen nur 15 Leute und alle Beteiligten sind mit Recht
ange*ZENSUR*

oder

Ich ordere Platz (und Kapazität) für 30 Personen. Tatsächlich kommen
doppelt so viele Gäste. Küche und Servicepersonal sind total überfordert. Viele der Besucher werden sich, weil es war ja *ZENSUR*, im nächsten Jahr zu Recht nicht mehr sehen lassen.

Noch extremer wird die Sache, wenn ich zusätzlich noch ein Programm (Museumsbesuch o.ä.) organisiere und nachher die Sache aus dem Ruder läuft ...

:aua:

Ich jedenfalls, werde das in Zukunft wie geübt halten:

Stammi = ohne Kostenbeitrag der Teilnehmer :mrgreen:

Treffen (mit Programm) = Selbstkostenbeitrag der Teilnehmer :mrgreen-angel:

Bis denne,

Hoerky

...dann hat er, auch die vielen Helfer, jede Menge Arbeit, eine für die Teilnehmer nahezu perfekte Veranstaltung zu gestalten.
Mir sind von den genannten Zahlen des letzten Nordland-Treffens nur noch die letzte in Erinnerung: 440 Stunden (in Worten Vierhundervierzig) !!!

Umso ärgerlicher ist es dann für den Veranstalter, wenn sich entgegen den gemeldeten 20 Teilnehmern nur 10 einfinden.
Aber auch das Erscheinen von 40 Teilnehmern sprengt möglicherweise die Kapazität eines Restaurants, dessen Bedienung auf diesen Ansturm nicht vorbereitet war.
Fazit: Viele Teilnehmer müssen lange Wartezeiten in einem Lokal hinnehmen, oder auch den Frust der Restaurantführung, die sich auf viel mehr Gäste eingestellt hat und somit andere Gäste wegschicken musste.

Ich persönlich empfehle jedem Veranstalter das Erheben irgendeiner Teilnahmegebühr.
Nicht etwa um die eigenen Taschen zu füllen, sondern natürlich den Betrag zweckgebunden einzusetzen.
Aber die Anmeldung zu einem Event verleiht ein Kostenbeitrag mehr zu der Verpflichtung auch daran dann teilzunehmen, bzw. rechtzeitig abzusagen.
Natürlich sind die Veranstalter mit meiner persönlichen Einstellung nicht immer konform und möchten weiterhin keinen Druck auf die Gäste in Form eines Eintrittsgeldes ausüben.
Diese Einstellung kann ich natürlich auch sehr gut nachvollziehen.

Daher mein Appell an alle möglichen Teilnehmer eines Treffens:
Wenn Ihr Eure Zusage/Absage nicht öffentlich machen wollt, dann schickt dem Veranstalter wenigstens eine PN/Mail oder ruft ihn an und informiert ihn darüber so früh wie es Euch eben möglich ist.
Für eine Absage ist kein Grund erforderlich. Weder eine zu große Anreise, ein möglicherweise schlechter Wetterbericht, ein Viertelfinalspiel der laufenden WM oder auch schilchtweg keinen Bock bei dem schönen Sommerwetter müssen als Gründe aufgeführt werden.
Einfach die Info, dass Ihr nicht kommt (oder auch Teile einer Veranstaltung nicht mitmachen könnt/wollt) reicht völlig aus.
Dies dient ausschließlich der Planung des Veranstalters.

Jeder Veranstalter investiert seine teure Freizeit um uns allen ein perfektes Event zu präsentieren.
Machen wir es ihnen also leichter und halten sie bei Laune, dass nächstes Jahr weiter solche unvergessliche Treffen stattfinden.

Anlaß meines Postings sind die immer weiter auseinanderklaffende Teilnehmerzahl der diesjährigen Events zwischen Anmeldung und Anwesenheit, die dem Organisator während dem Treffen unnötigen Stress produzieren.
Ich kann und will hier niemand persönlich ansprechen.
Aber wenn von 40 Teilnehmer 20 denken, wenn ich komme bzw. nicht komme, dann fällt das nicht weiter groß ins Gewicht, der irrt genau wie die 19 anderen auch.

mit freundlichen Grüßen

in Vertretung aller Organisatoren und Veranstalter eines Treffens einschließlich der vielen Helfern. :winken: